Договор на внедрение 1С. Как избежать «приключений» и получить результат

В предыдущих статьях мы уже разобрали:

Логичным продолжением цикла становится тема договора. Именно договор на внедрение 1С превращает намерения, ожидания и устные договорённости в управляемый проект с фиксацией этапов, сроков, результатов и стоимости по каждому этапу, а также порядок сдачи-приемки услуг, условия оплаты.

Статья представляет собой практический гид для руководителей, собственников и руководителей проектов. Мы говорим о договоре как об инструменте управления проектом, который помогает избежать «приключений» и довести автоматизацию до результата.

Как выбирать исполнителя и программный продукт;

Какие технологии внедрения существуют.

Распространенной ошибкой считается относиться к договору как к документу «на случай конфликта» или «для юристов». В таком случае к договору обращаются уже тогда, когда отношения между заказчиком и исполнителем испорчены. Правильный подход – противоположный.

При планировании работ;

При обсуждении изменений;

При принятии решений в спорных ситуациях.

Задаёт границы проекта;

Снижает неопределённость

Помогает управлять сроками, объёмом и ожиданиями;

Защищает обе стороны.

Полезный приём — читать договор глазами не погруженного человека. Если из текста понятно, кто и что делает, зачем и какой результат должен быть получен — договор работает.

Что именно внедряется;

В каком объёме;

С какими ограничениями;

Конкретная конфигурация и версия 1С;

Характер работ (адаптация типового функционала, доработка, интеграции);

Общий контекст проекта.

Предмет договора должен отвечать на вопросы:

Предмет договора должен раскрывать суть проекта и показывать, что является объектом договоренности. Например:

Пример:

Определение требований к ПО;

Проектирование ПО;

Кодирование ПО;

Интеграция ПО.

Разработка включает в себя следующие процессы:

Адаптация включает в себя настройку программы под конкретные требования и бизнес-процессы Заказчика, могут быть адаптированы шаги процессов, печатные формы, отчетность, АРМы, обмены со другими 1С-системами.

Модификация включает внесение существенных изменений в типовой код программы, добавление новых функций, улучшение алгоритмов. Например, разработка нового модуля программы.

«Исполнитель обязуется оказать заказчику услуги разработке, адаптации и модификации системы управления внутрихозяйственной деятельности на базе конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2.5».

Многие ИТ-компании в предмете договора используют формулировки: «разработка, адаптация и модификация». Это необходимо для получения ИТ-компании льгот по налогу на прибыль и страховых взносов.

Зафиксировать основную цель проекта;

Ориентироваться на конечный эффект для бизнеса;

Зафиксировать ключевые результаты.

Критерии успешности позволяют объективно оценить успешность реализации проекта. Это можно сделать с помощью показателей, метрик и контрольных точек.

На этапе обсуждения проекта цель обычно понятна. Но по мере реализации фокус может смещаться: появляется новая информация и уточнения. Если цель проекта не зафиксирована в договоре, в финале стороны могут говорить о разных результатах. Поэтому рекомендуется:

Номер и наименование этапа / подэтапа;

Перечень выполняемых работ;

Ожидаемый результат;

Документы, подтверждающие выполнение.

Этапность работ позволяет структурировать проект и сделать обязательства исполнителя прозрачными и понятными. Название каждого этапа должно отражать суть выполняемых работ, а для каждого этапа или подэтапа необходимо зафиксировать конкретный перечень работ. Такой подход формирует чёткое понимание объёма обязательств исполнителя и служит основой для контроля хода проекта.

Важно для каждого этапа зафиксировать:

Cнижает риск конфликтов и разногласий;

Помогает контролировать выполнение договоренностей;

Уменьшает риски не уложиться в сроки;

Подробная фиксация этапов:

Старт этапа – с даты подписания договора или с даты поступления аванса по первому этапу;

Следующий этап – с даты приемки работы по предыдущему этапу.

Жёсткие календарные даты часто не работают: согласование договора может занять месяц, а старт зависит от аванса, ресурсов заказчика, доступа к данным. Практика показывает, что условные сроки надёжнее. Это позволяет управлять сроками без постоянных доп. соглашений.

Например:

Номер и наименование этапа / подэтапа

Начало и окончание планового срока выполнения

Стоимость без НДС

Стоимость с НДС

Стоимость также рекомендуется соотносить с этапами проекта. Визуально мы можем отобразить данные в таблице, которая будет включать:

В договоре рекомендуется указывать стоимость как с НДС, так и без НДС. Для исполнителя базовой является стоимость без НДС, тогда как для заказчика важно видеть полную сумму затрат с учётом НДС. Наличие двух значений в договоре упрощает расчёты и исключает необходимость постоянных пересчётов для каждой стороны.

Предоставление исходных данных;

Подготовка инфраструктуры;

Участие сотрудников;

Сроки предоставления информации;

Обеспечение доступа специалистов исполнителя на территорию заказчика.

Фиксация обязанностей заказчика позволяет согласовать ожидания сторон и обеспечить непрерывное выполнение работ. Зачастую исполнитель считает, что определенную работу должен сделать заказчик, а заказчик считает, что это всегда должен делать исполнитель.

Рекомендуется отдельно выделить обязанности заказчика, например:

Явно перечислить, что входит;

Отдельно указать, что НЕ входит в проект.

Кто отвечает за описание и изменение процессов;

Входит ли методология в проект;

Какие документы должны быть результатом.

Юридические лица;

Филиалы, площадки, склады;

Формат выполнения работ (очно / удалённо);

Условия командировок.

Функциональный объём – это перечень процессов и операций, которые автоматизируются в рамках проекта. На этом этапе важно:

Методологический объём – это комплекс действий по приведению внутренней документации предприятия в соответствие с новыми бизнес-процессами. В рамках этого объёма разрабатываются регламенты и методологические документы, описывающие целевые бизнес-процессы для последующей автоматизации. Необходимо заранее зафиксировать:

Организационный объём определяет:

Какой документ подтверждает завершение этапа;

Кто и в какие сроки согласовывает результат;

Как оформляются замечания;

Сколько итераций исправлений допускается.

На этапе процедуры приема работ рекомендуется заранее определить:

Если техническое задание существует — оно должно быть приложением к договору. Иначе всё, что не попало в договор теряет юридическую силу и перестаёт быть обязательством. Даже если ТЗ дорабатывается — лучше актуализировать его и закрепить как приложение.

Момент начала действия гарантии;

Срок гарантии;

Что считается гарантийным случаем;

Что не относится к гарантии.

Порядок исправления дефектов;

Сроки реакции исполнителя;

Порядок оплаты негарантийных работ;

Ограничения ответственности.

Гарантийные обязательства позволяют закрепить ответственность подрядчика за качество результата работ.

При этом важно заранее определить:

Также рекомендуется зафиксировать:

Идеальный договор на внедрение 1С – это не 50 страниц юридического текста. Это рабочая «конституция» проекта, написанная человеческим языком.

Он отвечает на три ключевых вопроса: «Что именно сделаем?», «Как поймём, что сделали?» и «Что делать, если что-то пошло не так?».

Не жалейте времени на проработку этих разделов на старте, эти усилия точно окупятся: проект пойдёт по плану, бюджет будет предсказуем, а нервы сохранены. Договор — это не про недоверие, а про чёткость. А чёткость — основа успешного партнёрства и результата.