Обследование в проекте 1С:
Как гарантировать, что система заработает с первого раза

В предыдущих статьях мы уже разобрали:

В этой статье разберём, из чего состоит этап обследования и как его провести, чтобы система заработала с первого раза.

Статья представляет собой практический гид для руководителей, собственников и руководителей проектов. Мы говорим об Обследовании в 1С как об инструменте управления проектом, который помогает избежать «приключений» на последующих этапах и довести автоматизацию до результата.

На схеме изображено положение данной Фазы в составе классической модели проектов внедрения информационных систем. Для упрощения далее будет использоваться термин «Этап».

Что это значит: контроль сроков осуществляется с момента начала фазы «Инициация проекта» до окончания фазы «Проектирование ИС», приемка работ осуществляется по результатам всех трех фаз. Такой формат работы хорошо себя зарекомендовал для мелких и средних проектов, в которых возможно выполнение работ по всем трем Фазам в короткие сроки.

Для этого заключается отдельный договор. По результатам экспресс-обследования Заказчик получает описание бизнес-процессов, а также плановую оценку стоимости и трудозатрат на проект внедрения. На основании этой информации принимается решение о целесообразности выполнения проекта. Также у Заказчика есть возможность обратиться к любому исполнителю для реализации последующих этапов на основании обследования.

Не следует путать данные работы с этапом «Формирование требований к автоматизации», в рамках которого Заказчик до начала работ по проекту собственными силами осуществляет сбор и формализацию изначальных требований – структура предприятия и направления деятельности, предпосылки проекта автоматизации, цели и задачи автоматизации с точки зрения руководства.

Для понимания общей структуры проекта важно разобрать не конкретные термины и наименования, а предпосылки, цели и результаты каждого этапа. Далее мы подробно рассмотрим данные характеристики для этапа Формирования и уточнения требований к ИС.

Ранее в нашем блоге подробно рассматривался этап «Инициация проекта» (он же «Заключение договора»). Этап «Проектирование ИС» будет рассмотрен в следующих статьях.

Наша цель — зафиксировать что должна делать система,
Мы разделяем функциональные требования («менеджер создает заказ») и нефункциональные («система выдержит 1000 одновременных пользователей в час пик»). Это позволяет избежать ситуации, когда вроде бы всё работает, но медленно, небезопасно и неудобно. Мы проектируем систему, которая будет работать эффективно в ваших реальных условиях.

Уточнение и фиксация функциональных и нефункциональных требований к ИС.

Системный подход вместо хаоса интервью. Кратко: выявление, анализ и документирование потребностей и ожиданий заинтересованных сторон от предстоящего проекта. Это начальный этап процесса управления требованиями, который закладывает основу для успешного выполнения проекта.

Подрядчик не просто спрашивает, что вы хотите, а проводит системную диагностику бизнеса как комплекс мер по минимизации рисков. Результаты встреч, где обсуждаются требования, фиксируются в протоколах.

Протоколы обследования, Перечень бизнес-процессов, Отчет об обследовании, ФТТ

Согласование Функционально-технических требований к ИС

Согласование уточненных требований к созданию и внедрению ИС с Заказчиком

Формирование Функционально-технических требований к ИС

Анализ требований и исходных данных в части разграничения прав доступа пользователей к данным и функциям ИС

Анализ требований и исходных данных в части интеграции со смежными ИС

Анализ требований и исходных данных в части переноса НСИ и исходных данных

Сбор и ознакомление с существующими нормативно-методологическими документами (регламенты, стандарты, приказы, учетные политики, печатные и отчетные формы и т.п.)

Интервьюирование сотрудников Заказчика

Изучение эксплуатируемых на предприятии ИС

5. Формирование (уточнение) функциональных и нефункциональных требований к ИС

4. Описание существующих бизнес-процессов, унификация и разработка целевых бизнес-процессов, подлежащих автоматизации

3. Формирование и согласование протоколов проведения интервью

2. Формирование и согласование протоколов проведения интервью

Наличие у вас готовых регламентов - это скидка на проект. Объем и сроки работ по этапу напрямую зависят от наличия нормативно-методологических документов по автоматизируемым бизнес-процессам. Их отсутствие - не приговор, а управляемый риск. Оцениваем ситуацию:

Если выявлено отсутствие нормативно-методологических документов, в оценку проекта в обязательном порядке включаются работы по формированию данных документов или фиксируются ограничения по исполнению проекта.

Обеспечиваем прозрачность. Все риски, связанные с неопределенностью процессов, идентифицируются и фиксируются ДО начала разработки. Вы принимаете решения, видя полную картину.

Есть регламенты? Наличие документов это хорошо. Необходимо уточнить насколько регламенты жизнеспособны и насколько они соблюдаются, возможно при внедрении системы они будут адаптированы. Но это то, с чего можно начать, сэкономив время и деньги

Нет регламентов? Мы поможем их разработать (силами ваших сотрудников или наших бизнес-аналитиков) и заложим это в план. Мы не будем делать вид, что проблемы нет, а потом требовать доплат за «внезапно» возникшую сложность

Пример цепочки при наличии документов:

Пример цепочки при отсутствии документов:

В случае полного отказа от формирования нормативно-методологических документов идентифицируются дополнительные риски. Но мы исходим из того, что все зависит от размера компании, количества пользователей и сложности процессов. Безусловно, для внедрения условной «1С:Зарплата и управление персоналом» в небольшой компании не требуется описывать все «от и до», что во-первых, влияет на стоимость внедрения, во-вторых, эта программа уже содержит типовые процессы по учету кадров и расчета зарплаты согласно требованиям законодательства. В таком проекте мы собираем требования, уточняем и потом уже в системе показываем функционал и фиксируем разрывы.

Вы получаете конкретные документы - артефакты, которые становятся вашей страховкой и инструментом контроля.

Протоколы интервью - гарантия, что ни одна важная деталь не потерялась.

К концу этапа у вас на руках будет предварительный план проекта и функционально-техническое задание.

Кратко: Выходная продукция - это материальный или нематериальный результат проектной деятельности, который решает поставленную задачу. В данном случае – фиксирует требования к внедряемой информационной системе.

Отчет об обследовании — это описание текущего состояния бизнес-процессов и возможных вариантов автоматизации данных бизнес-процессов.

Функционально-технические требования (ФТТ) - это договор между бизнесом и тех.специалистами. Подписав ФТТ, вы точно знаете, ЧТО и в какой последовательности будет сделано, а мы берем на себя ответственность за соответствие результата.

Мы покажем схему, как ключевые документы (Отчет об обследовании, Функционально-технические требования) становятся инструментом контроля для всех участников проекта.

Прозрачность и измеримый результат на каждом этапе

Подход для крупных и сложных внедрений предусматривает следующие риски увеличения стоимости и сроков:

Фиксирует правила и подходы, применяемые при описании деятельности компании, а также виды моделей, набор объектов, символов, типов связей между объектами и моделями, которые будут использованы для описания.

Соглашение о моделировании фиксирует перечень компонентов деятельности компании, подлежащий моделированию, таких как цели компании, продукты и услуги компании, бизнес-процессы, сценарии процессов, организационная структура компании, документы, архитектура системы, структура данных и прочее.

Протокол проведения интервью по формированию (уточнению) функциональных и нефункциональных требований к ИС.

Протокол обследования формируется отдельно по каждой проведенной встрече/интервью.

Документ предназначен для фиксации всех бизнес-процессов предприятий Заказчика, подлежащих автоматизации в рамках проекта.

Отчет об обследовании систематизирует и фиксирует информацию по основным направлениям деятельности Заказчика, подлежащим автоматизации и полученную в рамках работ по уточнению требований к ИС.

Документ включает:

Описание деятельности предприятия Заказчика

Описание бизнес-процессов

Описание текущего состояния информационных систем

Описание дополнительных требований к информационной системе

Являются основанием для разработки Частных технических заданий (ЧТЗ) на последующих этапах внедрения. Документ описывает цели проекта, его объём, сроки, бюджет и основные технические условия. Содержит верхнеуровневое описание автоматизируемых бизнес-процессов, а также нефункциональные требования.

Поскольку от выполнения этапа Обследования зависит успешность всего последующего проекта, очень важно ответственно отнестись к выполнению всех входящих в него работ.

Неполная или недостоверная информация, предоставленная на данном этапе, приведет к увеличению сроков и стоимости на всех последующих этапах.

Почему стоит доверить обследование нам?
Мы — не просто программисты 1С. Мы — архитекторы бизнес-решений.

Технология, проверенная десятками проектов: Наша методология — это сконцентрированный опыт успешных внедрений. Мы используем разные технологии внедрения в зависимости от размера компании и проекта

Честная оценка рисков: Мы не продаем «космические корабли», мы помогаем выбрать оптимальный и реализуемый путь

Прозрачность и управляемость: Вы получаете инструменты для контроля проекта

Экспертиза в 1С и в бизнес-процессах: Наши аналитики говорят на языках и финансов, и логистики, и ИТ

Обследование - это маленькая инвестиция, которая страхует крупные инвестиции в само внедрение. Давайте обсудим, как применить этот подход для вашего проекта. Оставьте заявку и мы договоримся о проведении диагностической сессии по вашим конкретным задачам.